1. Veri Sorumlusu Hakkında

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi (bundan böyle “ÇOMÜ” olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.

Öğrencimiz olarak sizlerin ilgili kişi sıfatıyla kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Kanunun Aydınlatma Yükümlülüğünü düzenleyen 10'uncu maddesine göre veri sorumlularının, kişisel verilerini işledikleri gerçek kişileri bazı konularda bilgilendirmekle yükümlü olmaları nedeniyle sizleri kişisel veri işleme sürecimiz ile ilgili olarak bilgilendirmek isteriz.

1. İşlenen Kişisel Verileriniz, Hukuki Sebepleri ve İşlenme Amaçları

İşlemeye konu Kişisel Verileriniz;

    Öğrenci,

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı;

• Kesin Kayıt Süreci (Ad/Soyad, Pasaport Numarası, TCKN, Doğum Yeri/Tarihi, Uyruk, Anne/Baba Adı, Nüfus Cüzdan Bilgileri(İl, İlçe), Cinsiyet, Okul Kodu/Türü, Öğrenim Durumu Bilgisi, Orta Öğretim Mezuniyet Yılı, Yerleştirme Türü(Ek Puan/Genel), Başarı Puanı, Adres Bilgisi, Ev/Cep Telefon Numarası, E-Posta Adresi, Engel Durumu Kodu, Okul Birincisi Kontenjanı Yerleşim Durumu Bilgisi, Yerleştirmede Kullanılan Puan Bilgisi, Yerleştirmede Kullanılan Başarı Sırası Bilgisi, Üniversite Kodu, Üniversite Adı, Fakülte Adı, Girdiği Bölüm Kodu Bilgisi, Girdiği Bölüm Adı, Tercih Sırası, Yerleştiği Puan Türü, Ek Puan, Kontenjan (Genel/Okul Birincisi), MEB Mezun Durumu Bilgisi/Açıklama/Tarihi, Askerlik Durum Bilgisi, Başka Bir Yüksek Öğretim Kurumuna Kayıtlı Olup Olmadığı Bilgisi, Nereye Kayıtlığı Olduğu Bilgisi, Askerlik Durum Bilgileri (Sevk Tarihi, Terhis Tarihi, Tecil Tarihi, Muaf, Muaf Nedeni), Orta Öğrenim Mezuniyet Belgesi Bilgileri (Okul Adı/Kodu, Mezuniyet Yılı, Mezuniyet Ort.), Öğrenci Kimlik Kartı Bilgileri (Kayıtlı Olduğu Bölüm/Birim/Program, Okul No), Pasaport Fotokopisi Bilgileri, Yabancı Uyruklu Numarası, Lise Diploma Bilgileri, Mezun Olduğu Okul Belgesi Bilgileri, Katkı Payı/Öğrenim Ücreti)
• Harçsız Öğrenci Pasaportu Talep Süreci (Ad/Soyad, Öğrenci Numarası, Fakülte/Yüksek Okul/Meslek Yüksekokulu Bilgisi, Bölüm/Sınıf Bilgisi, Baba Adı, TCKN, Doğum Yeri/Tarihi, Yurt Dışına Çıkış Nedeni Bilgisi, Gidilecek Ülke/Şehir Bilgisi, Unvan, İmza/Mühür)
• Disiplin Ceza Süreci (Ad/Soyad, Öğrenci Numarası, Bölüm Bilgisi, TCKN, Doğum Yeri/Tarihi, Baba Adı, Mezun Olduğu Orta Öğretim Kurumun Adres Bilgisi, İşlenen Suç Bilgisi, Aldığı Ceza Mahkeme Kararı ile İptal Edilip Edilmediği Bilgisi, Aldığı Cezanın Mahkeme Kararı ile İptal Edilip Edilmediği Bilgisi)
• İlişik Kesme Süreci (Ad/Soyad, Öğrenci Numarası, Fakülte/Yüksek Okul/Meslek Yüksekokulu Bilgisi, Bölüm/Birim Bilgisi)
• Öğrenci Kimlik Kartı Talep Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Bölüm/Sınıf Bilgisi, Öğrenci Numarası, Kimlik Kartının Basılma Nedeni Bilgisi (Kayıp, Çalıntı, Yıpranmış, Hasarlı), Yatırılan Dekont Tarihi Bilgisi, Yatırılan Dekontun Numarası Bilgisi, Öğrenci Kimlik Ücretin İlişkin Dekont Bilgileri, Fotoğraf, İmza)
• Not İtiraz Süreci (Ad/Soyad, Cep Telefonu Numarası, E-posta Adresi, Bölüm Bilgisi, Öğrenci Numarası, Not itirazı Yapılan Dersin (Kodu, Adı, Öğretim Üyesi/Elemanı) Bilgileri, Sınav Türü Bilgileri (Ara Sınav/Mazeret, Yarıyıl Sonu, Bütünleme), Sınav Tarihi Bilgisi, Alınan Not Bilgisi, İmza)
• Tek Ders Başvuru Süreci (Ad/Soyad, Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Bilgisi, Öğrenci Numarası, Adres Bilgisi, Telefon Numarası, Ders Adı Bilgisi/Yarıyıl Bilgisi, İmza)
• Ders Muafiyet Süreci (Ad/Soyad, Öğrenci Numarası, TCKN, E-posta Adresi, Fakülte/Yüksekokul/MYO Bilgisi, Bölüm/Program Bilgisi, Transkript Bilgileri (Aldığı Dersler ve Notları), İmza, Telefon Numarası, Adres Bilgisi)
• Harç İade Talep Süreci (Ad/Soyad, Öğrenci Numarası, İmza, Birim/Bölüm Bilgisi, TCKN, Yabancı Uyruklu Numarası, Banka Hesap Bilgileri (IBAN, Banka Adı, Şube Adı ve Kodu), İade Miktarı/Nedeni Bilgisi, Telefon Numarası)
• Diploma Basılması Süreci (Ad/Soyad, İmza, Anne/Baba Adı, TCKN, Öğrenci Numarası, Doğum Yeri/Tarihi, Geçici Mezuniyet Belgesi Bilgileri (Kayıt Tarihi, Mezuniyet Derecesi,  Birim/Bölüm/Program) )
• Geçici Mezuniyet Belgesi Süreci (Ad/Soyad, İmza, Anne/Baba Adı, TCKN, Öğrenci Numarası, Doğum Yeri/Tarihi, Geçici Mezuniyet Belgesi Bilgileri (Kayıt Tarihi, Mezuniyet Derecesi, Birim/Bölüm/Program) )
• Öğrenci Kimlik kartı Basım Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Öğrenci Numarası, Akademik Birim/Bölüm/Program Bilgileri, Fotoğraf)
• Çift Anadal/ Yandal Başvuru Süreci (Ad/Soyad, Öğrenci Numarası, İmza, TCKN, Telefon Numarası, Anadal Fakültesi/Yüksekokulu Bilgisi, Anadal Programı/Sınıfı/Yarıyılı Bilgisi, Yerleştirildiği Yıldaki ÖSYS Puan Türü ve Puanı Bilgisi, Genel Akademik Not Ortalaması Bilgisi (GANO))

  Bilgi İşlem Daire Başkanlığı;

• Öğrenci Parola Başvuru ve Değişiklik Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Seri ve Numarası, Veriliş Tarihi/Geçerlilik Tarihi, Doğum Tarihi, Cep Telefon Numarası, E-Posta Adresi, IP Adresi, Log Kaydı)

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı-Güvenlik Şube Müdürlüğü;

• Araç Plaka Tanıma Süreci (Ad/Soyad, Araç Plakası, Öğrenci Numarası, Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu/Enstitü Bilgisi, Bölüm Bilgisi, IP Adresi/İnternet Sayfası Giriş Çıkış Tarih ve Saat Bilgisi, Araç Giriş-Çıkış Tarih ve Saat Bilgisi, Fotoğraf, CCTV Kamera Kayıtları, Telefon Numarası, E-posta Adresi)

Öğrenci statünüz kapsamında; Üniversitemize yerleşen öğrencilerin kayıt işlemleri ve öğrenim süresi boyunca eğitim öğretim mevzuatı kapsamında gerçekleştirilecek işlemlerinin yürütülmesi; Yükseköğretim mevzuatı ve üniversite iç düzenlemeleri kapsamında eğitim faaliyetinden kaynaklı hakların tesis edilmesi ile çeşitli akademik ve idari işlemlerin yapılması; Öğrencilere üniversitenin öğrenci otomasyon sistemine kaydının yapılması ve hesap bilgilerinin öğrencilere iletilmesi; Öğrencilere comu.edu.tr uzantılı e-posta hesabı tanımlanması ve hizmet sunulması; Öğrenci belgesi, transkript, geçici mezuniyet belgesi, diploma ilişik kesme belgesi düzenlenmesi ve teslim edilmesi; Öğrenciler hakkında açılan/açılabilecek disiplin soruşturması süreçlerinin yönetilebilmesi ve talep edilmesi halinde öğrencilere disiplin durum belgesi verilmesi; Yükseköğretim Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatlar uyarınca eğitim-öğretim faaliyetinin gerçekleştirilebilmesi için öğrencilik statüsü ile ilgili süreçlerin planlanması ve icra edilmesi; Öğrencilerle iletişim süreçlerinin yürütülmesi ve bilgilendirme/duyuru yapılabilmesi; Üniversite tarafından kayıt yenileme vb. faaliyetlerin düzenlenmesi ve duyurulması; Üniversite bünyesindeki ilgili akademik birim/bölümlerde öğrenim gören/mezun olan öğrencilerin hak ve yükümlülüklerinin korunması ve yerine getirilmesinin sağlanması; Mezunlarımızın üniversitemiz sosyal imkânlarından, etkinliklerinden ve iş/kariyer danışmanlık hizmetlerinden yararlandırılması amacıyla faaliyetlerin yürütülmesi, duyurulması ve gerekli iletişimin sağlanması; İş sağlığı ve iş güvenliği çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınması; Fiziki mekân güvenliğinin temini için (kamera kayıtları, turnike/kartlı geçiş sistemleri) vasıtasıyla takip yapılması; Öğrencinin derse devam durumunun takip edilmesi; Tüm üniversite paydaşlarının can ve mal güvenliğinin korunması veya bu kapsamdaki kurallara uyum sağlanması da dâhil olmak üzere; yasal yükümlülüklerin, yargı organlarının veya yetkili idari kuruluşların istediği gerekliliklerin veya taleplerinin yerine getirilmesi, öğrenci bilgi sistemi (UBYS) ve www.comu.edu.tr internet sitesi gibi kullanılan sistemler aracılığıyla toplanan kullanıcı internet erişim izleri/loglarının kaydedilmesi ve hukuki önlemler alınarak bu amaçların gerçekleştirilmesi için bilgi işlem altyapılarına aktarılması, elektronik veya fiziki ortamlarda yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve arşivlenmesi; Öğrencilerin kayıt yenileme, yatay/dikey geçiş, lisansüstü, yüksek lisans, burs ve benzeri öğrencilikle ilgili işlemler ile ilgili taleplerinin değerlendirilmesi ile veri havuzu oluşturulması ve havuzda toplanan bilgiler üzerinden üniversitenin eğitim-öğretim, burs ve yönetim stratejilerinin belirlenmesinin ve yürütülmesinin temini; Staj işlemlerinin yürütülmesi; Kaydı yapılan öğrencilerden daha önce başka yükseköğretimde okudukları derslerden muaf olmak isteyen öğrencilerin taleplerinin değerlendirmesi ve sonuçlandırılması; Öğrenci kimlik kartının üretilmesi, basılması ve teslim edilmesi, kimliğini kaybeden öğrencilerin yeni kimlik kartı taleplerinin alınması ve gerekli işlemlerin yapılması; Sınav başarı durumlarının değerlendirilmesi ve süreçlerinin yürütülmesi; Sınav notu itirazlarının değerlendirilmesi ve süreçlerin yürütülmesi; Öğrencilerin mazeret başvurularının değerlendirilmesi ve süreçlerin yürütülmesi; Öğrencilerin talep ve şikayetlerinin alınması ve değerlendirilmesi; Uzaktan veya çevrimiçi eğitim süreçlerinin yürütülmesi; Öğrencilerin mezuniyet süreçlerinin yürütülmesi ve ilişik kesme işlemlerinin tamamlanması; Fiziki mekân güvenliğinin sağlanması amacıyla öğrencinin araç plakasının tanımlanması; Mahkeme ve icra müdürlüğü kararlarının yahut sair kamu kurum ve kuruluşların taleplerinin yerine getirilmesi; Mahkemelerde Üniversite ile birlikte ve/veya karşılıklı taraf/müdahil olduğunuz davaların takip ve yürütülmesi; tarafınızla ilgili olarak icra icra takiplerinin açılması, yürütülmesi ve/veya hakkınızda açılmış bulunan icra takipleri sebebiyle Üniversite’den talep edilen bilgilerin ilgili icra müdürlükleri ile paylaşılması amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’un 5/2- a) “Kanunlarda açıkça öngörülmesi”, ç)‘’Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması’’, e)‘’Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması’’, f) ‘’İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması’’ maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde işlenecektir.

  3- Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Kişisel verilerin aktarılmasına örnek olarak toplanan kişisel verilerin depolama amacıyla yurtiçinde bulunan bir sunucuya depolanması yahut ilgili eğitim öğretim faaliyetleri kapsamında gerçekleşen bir ihtilafa dayalı olarak bir idari ya da cezai soruşturma başlatılması yahut dava açılması halinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilmesi gösterilebilir. Bu çerçevede talep edilmesi halinde kanunlarda belirtilen kamu kurum ve kuruluşlarına (Bakanlıklar ve Cumhurbaşkanlığı kurulları, Yükseköğretim Kurumu, Yurt Dışı Türkler ve Akraba Topluluklar Başkanlığı, İl Göç İdaresi başta olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere kamu kurum ve kuruluşlarına), tedarikçilerimize, iş ortaklarımıza kanunda öngörülen amaç ve sınırlamalar dâhilinde kişisel verilerinizi aktarabiliriz.

Kişisel verileriniz;

• Söz konusu kişisel veriler hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi veya ilgili mevzuatlar gereği talep halinde adli makamlar veya ilgili kolluk kuvvetlerine,
• Kanuni yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişilere,
• Yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması amacıyla ilgili yargı makamlarına ve danışmanlık aldığımız avukatlara,
• Harç iade süreçlerinin yürütülmesi için anlaşmalı olduğumuz bankalara,
• Öğrencilerin öğrenci kartlarının basılabilmesi için anlaşmalı olduğumuz basım evine

aktarılabilecektir.

Önemle belirtmek isteriz ki ilgili işleme ve aktarma faaliyetleri gerçekleştirilirken, kişisel verilerin güvenlik ve gizliliğinin sağlanması amacıyla teknik imkânların izin verdiği makul ölçüdeki idari ve teknik tedbirler almaktayız.

  4- Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri

Kişisel verileriniz, ‘’Disiplin Ceza Formu’’, ‘’Pasaport ve Yurtdışı Çıkış Harcından Muafiyet Belgesi’’, ‘’Not İtiraz Formu’’ , ‘’Tek Ders Başvuru Formu’’, ‘’Mazeret Sınav Başvuru Formu’’ , ‘’ Ek Sınavlar Beş Derse İndirme Sınav Başvuru Formu’’ , ‘’Çift Anadal Başvuru Formu’’ gibi formların doldurulması, ‘’Ders Muafiyet Talep’’ dilekçe yazılması, evrak sunulması vb. gibi otomatik olmayan yöntemler ile www.comu.edu.tr internet sitesi, üniversite ya da üniversitenin çalışanlarının kurumsal e-posta adreslerine elektronik posta gönderilmesi yahut üniversitenin bilişim sistemleri üzerinden yazışma yapılması, Yükseköğretim Bilgi Sistemi (YÖKSİS), Öğrenci Bilgi Sistemi, ÇOMÜ Tek Hesap Sistemi,E-posta Hizmetleri, CCTV Kamera Kayıtları, Öğrenci Kimlik Kartı sistemi gibi otomatik ya da kısmen otomatik olan veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanacaktır.

  5-İlgili Kişi Olarak KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız Nelerdir?

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirttiğimiz yöntemlerden dilediğinizi tercih ederek Kurumumuza iletmeniz durumunda Kurum talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde talebinizi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Üniversitemiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel verisi işlenen kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesinde (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) haklarınız bulunmaktadır.

Kanun’un 11. maddesinde sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile bu haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi www.comu.edu.tr internet adresinde yer alan Veri İlgilisi Başvuru Formunu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını ‘T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi, T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi-Çanakkale/Türkiye‘  adresine (İletişim Numarası +90 286 218 00 18) kimliğinizi tespit edici belgelerle bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da kvkkcomu.edu.tre-posta adresine elektronik posta yoluyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle gönderebilir veya ilgili formu comuhs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Başvuru yolu, yöntemleri ve başvurunun içeriği ile ilgili olarak daha fazla bilgi almak için www.comu.edu.trinternet adresimizde yer alan ‘’KVK Mevzuat Uyarınca İlgili Kişinin Haklarının Kullandırılması’’ metnini inceleyebilirsiniz.

KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla bildiririz.

Saygılarımızla,

T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi

Adres: T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi-Çanakkale/Türkiye

Tel: +90 286 218 00 18

Faks: +90 286 218 05 15

E-Posta: kvkkcomu.edu.tr